Neue Technologien und veränderte Kundenerwartungen wirken sich auch auf die Arbeitsabläufe von Behörden aus. Sie müssen effizient und bürgerorientiert agieren. Die Rahmenbedingungen für interne und externe Verwaltungsprozesse schaffen E-Government-Gesetze. Auf der IT-Messe CeBIT in Hannover vom 14.-18. März zeigt das IT-Dienstleistungsunternehmen Materna Lösungen für die digitale Transformation in der öffentlichen Verwaltung. Materna stellt in Halle 7 am Stand C 17 eine neue Lösung von Ceyoniq für die elektronische Akte speziell für Behörden vor. Darüber hinaus präsentiert das Unternehmen zwei Showcases. Der erste Showcase zeigt einen E-Government-Prozess mit Anbindung der eID-Funktion des neuen Personalausweises, e-Payment-Funktion sowie elektronischer Signatur. Der zweite Showcase befasst sich mit strukturiertem Wissensmanagement, Collaboration und Veraktung auf Basis von Microsoft SharePoint.

Showcase 1: Beantragungsprozess für einen Taxischein

Materna führt einen elektronischen Beantragungsprozess eines Taxischeins auf der Grundlage eines Formular-Management-Systems vor. Statt sich zur kommunalen Behörde zu begeben, kann der Nutzer in dem Beispiel sein Anliegen komplett online abwickeln. Dafür besucht er die Webseite der Behörde und gibt seine Daten in ein Formular ein. Er gelangt darüber zur Ausweis-App und weist sich mit seinem Online-Ausweis aus. Die im neuen Personalausweis gespeicherten Daten werden dabei automatisch in das Formular übernommen. Wenn es die Behörde fordert, kann er den Antrag auch elektronisch signieren. Aus dem Formular wird ein pdf-Dokument mit den eingegebenen Daten erstellt und der Nutzer zur qualifizierten elektronischen Signatur an das sign-me-Portal der Bundesdruckerei weitergeleitet. Ist der Signaturvorgang abgeschlossen, bezahlt der Antragsteller bequem per E-Payment die ausstehenden Gebühren und stellt abschließend den Antrag.

Showcase 2: Professionelles Wissensmanagement mit SharePoint

In einem weiteren Showcase steht ein behördenspezifisches Intranet auf SharePoint-Basis im Fokus. Die vielfältigen Funktionen von Intranets und Collaboration nutzen Behörden oft nicht vollumfänglich. Dabei bietet SharePoint zahlreiche Möglichkeiten, das Wissen der Mitarbeiter zu bewahren, verfügbar zu machen und redundante Wissenstätigkeiten, wie doppelte Recherchen, zu vermeiden. Im Showcase zeigt Materna anhand einer fiktiven Behörde, wie sich die zentrale Informationsverteilung mit dezentraler Teamarbeit in einer Plattform verbinden und die Zusammenarbeit über Projekträume und Wikis nachhaltig verbessern lässt. In einem Beispiel sucht der Behördenmitarbeiter bestimmte Informationen. Dafür sichtet er Akten und diskutiert darüber in einem Projektraum mit seinen Kollegen. Er erarbeitet einen Referentenentwurf, überführt diesen in die eAkte und stößt einen Genehmigungsprozess per Workflow an. Das Resultat wird der Akte wieder hinzugefügt.

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